Betűméret
kicsinyít
alapméret
nagyít

Kik digitalizáltak?


KÖZBESZERZÉS VAGY SAJÁT TELJESÍTÉS

 A feladat tervezése során megvizsgáltuk, hogy a digitalizálást külső vállalkozóval vagy saját munkával célszerűbb-e elvégezni. A korábbi tapasztalatok, valamint az előnyök és a hátrányok mérlegelése után a könyvtár a külső vállalkozóval történő munkavégzés mellett döntött: a munka mennyisége, a rendelkezésre álló rövid idő és a piacon megjelenő robottechnológia újdonsága egyaránt egy professzionális külső vállalkozás bevonása mellett szólt. Az előkészítési feladatokat a könyvtár munkatársai végezték el.
 
KÖZBESZERZÉS

A digitalizálási közbeszerzési eljárás előkészítése:  Első lépésként elkészítettük a digitalizálási közbeszerzés műszaki-szakmai specifikációját, amelyben kialakítottuk az elbírálási szempontokat, a műszaki-szakmai, és a gazdasági-pénzügyi alkalmassági feltételeket. Meghatároztuk a szkenneléssel, a karakter-felismertetéssel, a fájlelnevezésekkel, a digitalizált állomány betöltésével, a kötetek átadásával, visszavételével és a kötetek állományvédelmével kapcsolatos elvárásainkat. Rövid ismertetőben bemutattuk a digitalizálásra kiválasztott kötetek jellemzőit, kiemelve mindazon információkat, amelyek meghatározóan fontosak a szkennelés és a karakter-felismertetés folyamatában.

A közbeszerzési eljárás 2010 júniusában közzétettük az első ajánlattételi felhívást, amely alapinformációkat, műszaki-szakmai specifikációt és jogi követelményeket tartalmazott. Minden pályázónak számos jogi követelménynek kellett megfelelni: felolvasólap készítése; nyilatkozat a kizáró okokról; a köztartozásmentes adózásról; az előző három év árbevételeiről; nyilatkozat az előző három évben végzett könyvtári vagy levéltári dokumentumok digitalizálására, karakterfelismertetésére, adatbázisba szervezésére vonatkozó szolgáltatás teljesítéséről; a szerződésben részt vevő szakemberekről; a rendelkezésre álló erőforrásokról (a digitalizálásra alkalmas gépekről); a biztosítékokról; a részteljesítésekről; a teljesítésbe bevont alvállalkozókról, szakemberekről.

Helyszíni bejárás keretében bemutattuk a digitalizálásra váró kötetek jellemzőit, amelyhez egy válogatást állítottunk össze a munka egészét reprezentáló ún. mintakötetekből. Az ajánlattevők kérdéseket tehettek fel írásban, a válaszokat egy ún. Kiegészítő tájékoztatás című dokumentumban közzétettük és megküldtük az összes ajánlattevőnek.

Az eljárásban részt vevő cégek benyújtották ajánlataikat.  Ezt követően az ajánlattételi felhívásban meghatározott szempontok alapján értékeltük az ajánlatokat, ezekről összegzést készítettünk, kihirdettük az eredményt és szerződést kötöttünk a nyertessel.

A közbeszerzési eljárás az előzetesen tervezettnél sokkal több időt vett igénybe. Az első, "Az Országgyűlés Hivatala könyvtári részállományának (19–20. századi könyvek, folyóiratok, jogforrások) digitalizálása, optikai karakterfelismertetése, adatbázisba szervezése (391/2010)" tárgyú nyílt közbeszerzési eljárás 2010. júniustól szeptemberig tartott és eredménytelenül zárult.

Ezt követően, tekintettel arra, hogy időközben hatályba lépett az új közbeszerzési törvény, az ajánlattételi felhívást és a dokumentációt át kellett dolgozni. A második eljárás "Az Országgyűlés Hivatala könyvtári részállományának (19–20. századi könyvek, folyóiratok, jogforrások) digitalizálása, optikai karakterfelismertetése, adatbázisba szervezése (406/2010)" tárgyú nyílt közbeszerzési eljárás 2010 novemberében indult és 2011 januárjában sikeres szerződéskötéssel zárult.

A digitalizáló cég:  A közbeszerzési eljárás nyertese a Bravogroup Rendszerház Kft. és a DocuScan Dokumentumkezelő Kft. konzorciuma lett. A kivitelezést a DocuScan Dokumentumkezelő Kft. végezte.

A DocuScan Dokumentumkezelő Kft. 15 éve foglalkozik dokumentumok kezelésével, digitalizálásával, illetve a digitalizált dokumentumokból való automatizált adatkezeléssel. A cég, jelentős tapasztalattal rendelkezett a digitalizálás területén, ám ebben a projektben egy teljesen új technikát kellett alkalmaznia. A korábbi, főként nagyteljesítményű lapbehúzó szkennerekre épülő, különálló lapokat kezelő feldolgozási munkafolyamatról át kellett állnia a robotszkenner segítségével végzett könyvdigitalizálásra. Speciális feldolgozási eljárást igényelt a digitalizált állományok adatbázisba szervezése és portálon való szolgáltatása is.

A közös irányítás keretei: Az együttműködés szabályaira vonatkozóan a nyertes vállalkozó és a könyvtár egy ún. Projekt Alapító Dokumentumot készített, amely tartalmazta a közös munkára vonatkozó eljárásokat, a működési szabályokat, az ütemtervet, a szervezeti rendhez kapcsolódó felelősségi és hatásköröket, a vezetéssel kapcsolatos eljárásrendet, továbbá a közös munka dokumentálásának rendjét.

A digitalizálási feladatok és az egyes szakmai teamek munkájának gyors nyomon követésére, valamint az operatív munkát befolyásoló döntések meghozatala céljából a könyvtár és a vállalkozó heti rendszerességgel ún. projektvezetői megbeszélést tartott. A munka során készített elektronikus és papír dokumentumok tárolására és visszakereshetőségének biztosítására, a munkadokumentumok különböző verzióinak kezelésére közös dokumentumkezelő rendszer, a Therefore program került bevezetésre, melyben közös, egységes sablonokat (emlékeztető, átadás-átvételi igazolás, teljesítési igazolás, státusz-riport, változáskezelő-sablon) használtunk.

Közös előkészítési feladatok: A digitalizálás megkezdése előtt a könyvtár és a vállalkozó dokumentumcsoportonként részletes egyeztetést folytatott.

Egyeztettünk a szkennelési követelményekről: a felbontásról, a margók méretezéséről, a kötetek oldaltájolásáról, a bélyegkép-készítés módszertanáról, színskála alkalmazásáról; az eltérő méretű oldalak kezeléséről; a képjavító eljárásról, a körbevágásról, a lapok savasságából eredő sárgás hatás kiküszöböléséről; az optikai karakterfelismerésről (OCR), az egyes oldalak fájlelnevezéséről.

Az egyeztetések további témái: a kötetek felépítése, az állapotfelmérő kísérőlapok adatai: egykötetes, többkötetes művek; címlap, tartalomjegyzék, mellékletek, mutatók rendszere (tárgymutató, földrajzi mutató, névmutató, jogszabálymutató). Külön megbeszélést folytattunk a folyóiratok felépítéséről és adatairól: címlap, éves tartalommutató, kötészeti egységek, évfolyamok, füzetborító, füzetszámok, folyóiratcikk, rovatok; a közlönyökről: címlap, éves tartalommutató, kötészeti egységek, évfolyamok, füzetborító, füzetszámok.

A könyvtár minden dokumentumcsoportból arányos mennyiségű dokumentumot tartalmazó tesztcsomagot készített elő. Az előzetes tesztelés egy hónapig tartott. Elkészült a digitalizálás folyamatstruktúrája.

A digitalizálás helye: Tekintettel a digitalizálásra kiválasztott művek értékére, egyediségére, sok esetben pótolhatatlanságára, valamint az állomány védelmére, az előkészítés során a kötetek helyben történő digitalizálása mellett döntöttünk. Ennek megfelelően az Országház épületében, a könyvtár területén erre a célra elkülönített helyiségekben, a könyvtárról leválasztott és a vállalkozónak átadott területen került sor a digitalizálásra és a kapcsolódó vállalkozói háttérfeladatok elvégzésére. A tesztüzemet követően a digitalizálást végző cég három műszakos munkarendben szervezte és végezte feladatait.

Állományvédelem: A könyvtár az állomány védelme és megóvása érdekében külön állományvédelmi tájékoztatót készített, amely tartalmazta a kötetek tárolásával, szállításával, lapozásával kapcsolatos tudnivalókat.

Utoljára frissítve: 2012. november 30., péntek 15:56