Betűméret
kicsinyít
alapméret
nagyít

Kik digitalizáltak?


KÖZBESZERZÉS VAGY SAJÁT TELJESÍTÉS

 A feladat tervezése során megvizsgáltuk, hogy a digitalizálást külső vállalkozóval vagy saját munkával célszerűbb-e elvégezni. A korábbi tapasztalatok, valamint az előnyök és a hátrányok mérlegelése után a könyvtár a külső vállalkozóval történő munkavégzés mellett döntött: a munka mennyisége, a rendelkezésre álló rövid idő és a piacon megjelenő robottechnológia újdonsága egyaránt egy professzionális külső vállalkozás bevonása mellett szólt. Az előkészítési feladatokat a könyvtár munkatársai végezték el.
 
KÖZBESZERZÉS

A digitalizálási közbeszerzési eljárás előkészítése:  Első lépésként elkészítettük a digitalizálási közbeszerzés műszaki-szakmai specifikációját, amelyben kialakítottuk az elbírálási szempontokat, a műszaki-szakmai, és a gazdasági-pénzügyi alkalmassági feltételeket. Meghatároztuk a szkenneléssel, a karakter-felismertetéssel, a fájlelnevezésekkel, a digitalizált állomány betöltésével, a kötetek átadásával, visszavételével és a kötetek állományvédelmével kapcsolatos elvárásainkat. Rövid ismertetőben bemutattuk a digitalizálásra kiválasztott kötetek jellemzőit, kiemelve mindazon információkat, amelyek meghatározóan fontosak a szkennelés és a karakter-felismertetés folyamatában.

A közbeszerzési eljárás 2010 júniusában közzétettük az első ajánlattételi felhívást, amely alapinformációkat, műszaki-szakmai specifikációt és jogi követelményeket tartalmazott. Minden pályázónak számos jogi követelménynek kellett megfelelni: felolvasólap készítése; nyilatkozat a kizáró okokról; a köztartozásmentes adózásról; az előző három év árbevételeiről; nyilatkozat az előző három évben végzett könyvtári vagy levéltári dokumentumok digitalizálására, karakterfelismertetésére, adatbázisba szervezésére vonatkozó szolgáltatás teljesítéséről; a szerződésben részt vevő szakemberekről; a rendelkezésre álló erőforrásokról (a digitalizálásra alkalmas gépekről); a biztosítékokról; a részteljesítésekről; a teljesítésbe bevont alvállalkozókról, szakemberekről.

Helyszíni bejárás keretében bemutattuk a digitalizálásra váró kötetek jellemzőit, amelyhez egy válogatást állítottunk össze a munka egészét reprezentáló ún. mintakötetekből. Az ajánlattevők kérdéseket tehettek fel írásban, a válaszokat egy ún. Kiegészítő tájékoztatás című dokumentumban közzétettük és megküldtük az összes ajánlattevőnek.

Az eljárásban részt vevő cégek benyújtották ajánlataikat.  Ezt követően az ajánlattételi felhívásban meghatározott szempontok alapján értékeltük az ajánlatokat, ezekről összegzést készítettünk, kihirdettük az eredményt és szerződést kötöttünk a nyertessel.

A közbeszerzési eljárás az előzetesen tervezettnél sokkal több időt vett igénybe. Az első, "Az Országgyűlés Hivatala könyvtári részállományának (19–20. századi könyvek, folyóiratok, jogforrások) digitalizálása, optikai karakterfelismertetése, adatbázisba szervezése (391/2010)" tárgyú nyílt közbeszerzési eljárás 2010. júniustól szeptemberig tartott és eredménytelenül zárult.

Ezt követően, tekintettel arra, hogy időközben hatályba lépett az új közbeszerzési törvény, az ajánlattételi felhívást és a dokumentációt át kellett dolgozni. A második eljárás "Az Országgyűlés Hivatala könyvtári részállományának (19–20. századi könyvek, folyóiratok, jogforrások) digitalizálása, optikai karakterfelismertetése, adatbázisba szervezése (406/2010)" tárgyú nyílt közbeszerzési eljárás 2010 novemberében indult és 2011 januárjában sikeres szerződéskötéssel zárult.

A digitalizáló cég:  A közbeszerzési eljárás nyertese a Bravogroup Rendszerház Kft. és a DocuScan Dokumentumkezelő Kft. konzorciuma lett. A kivitelezést a DocuScan Dokumentumkezelő Kft. végezte.

A DocuScan Dokumentumkezelő Kft. 15 éve foglalkozik dokumentumok kezelésével, digitalizálásával, illetve a digitalizált dokumentumokból való automatizált adatkezeléssel. A cég, jelentős tapasztalattal rendelkezett a digitalizálás területén, ám ebben a projektben egy teljesen új technikát kellett alkalmaznia. A korábbi, főként nagyteljesítményű lapbehúzó szkennerekre épülő, különálló lapokat kezelő feldolgozási munkafolyamatról át kellett állnia a robotszkenner segítségével végzett könyvdigitalizálásra. Speciális feldolgozási eljárást igényelt a digitalizált állományok adatbázisba szervezése és portálon való szolgáltatása is.

A közös irányítás keretei: Az együttműködés szabályaira vonatkozóan a nyertes vállalkozó és a könyvtár egy ún. Projekt Alapító Dokumentumot készített, amely tartalmazta a közös munkára vonatkozó eljárásokat, a működési szabályokat, az ütemtervet, a szervezeti rendhez kapcsolódó felelősségi és hatásköröket, a vezetéssel kapcsolatos eljárásrendet, továbbá a közös munka dokumentálásának rendjét.

A digitalizálási feladatok és az egyes szakmai teamek munkájának gyors nyomon követésére, valamint az operatív munkát befolyásoló döntések meghozatala céljából a könyvtár és a vállalkozó heti rendszerességgel ún. projektvezetői megbeszélést tartott. A munka során készített elektronikus és papír dokumentumok tárolására és visszakereshetőségének biztosítására, a munkadokumentumok különböző verzióinak kezelésére közös dokumentumkezelő rendszer, a Therefore program került bevezetésre, melyben közös, egységes sablonokat (emlékeztető, átadás-átvételi igazolás, teljesítési igazolás, státusz-riport, változáskezelő-sablon) használtunk.

Közös előkészítési feladatok: A digitalizálás megkezdése előtt a könyvtár és a vállalkozó dokumentumcsoportonként részletes egyeztetést folytatott.

Egyeztettünk a szkennelési követelményekről: a felbontásról, a margók méretezéséről, a kötetek oldaltájolásáról, a bélyegkép-készítés módszertanáról, színskála alkalmazásáról; az eltérő méretű oldalak kezeléséről; a képjavító eljárásról, a körbevágásról, a lapok savasságából eredő sárgás hatás kiküszöböléséről; az optikai karakterfelismerésről (OCR), az egyes oldalak fájlelnevezéséről.

Az egyeztetések további témái: a kötetek felépítése, az állapotfelmérő kísérőlapok adatai: egykötetes, többkötetes művek; címlap, tartalomjegyzék, mellékletek, mutatók rendszere (tárgymutató, földrajzi mutató, névmutató, jogszabálymutató). Külön megbeszélést folytattunk a folyóiratok felépítéséről és adatairól: címlap, éves tartalommutató, kötészeti egységek, évfolyamok, füzetborító, füzetszámok, folyóiratcikk, rovatok; a közlönyökről: címlap, éves tartalommutató, kötészeti egységek, évfolyamok, füzetborító, füzetszámok.

A könyvtár minden dokumentumcsoportból arányos mennyiségű dokumentumot tartalmazó tesztcsomagot készített elő. Az előzetes tesztelés egy hónapig tartott. Elkészült a digitalizálás folyamatstruktúrája.

A digitalizálás helye: Tekintettel a digitalizálásra kiválasztott művek értékére, egyediségére, sok esetben pótolhatatlanságára, valamint az állomány védelmére, az előkészítés során a kötetek helyben történő digitalizálása mellett döntöttünk. Ennek megfelelően az Országház épületében, a könyvtár területén erre a célra elkülönített helyiségekben, a könyvtárról leválasztott és a vállalkozónak átadott területen került sor a digitalizálásra és a kapcsolódó vállalkozói háttérfeladatok elvégzésére. A tesztüzemet követően a digitalizálást végző cég három műszakos munkarendben szervezte és végezte feladatait.

Állományvédelem: A könyvtár az állomány védelme és megóvása érdekében külön állományvédelmi tájékoztatót készített, amely tartalmazta a kötetek tárolásával, szállításával, lapozásával kapcsolatos tudnivalókat.


SAJÁT TELJESÍTÉSBEN ELVÉGZETT FELADATOK

A projekt folyamán figyelembe kellett venni, hogy számos feladat előkészítése és elvégzése sajátos helyi, intézményi ismereteket igényel és meglévő szakmai kompetenciákat feltételez, azaz saját munkatársaink bevonása a részfeladatokba célszerű és egyben elkerülhetetlen is. Ennek megítélésében és tervezése során tekintettel kellett lennünk az új szakmai tapasztalatok megszerzésének fontosságára éppúgy, mint az így jelentkező többletfeladatoknak a napi feladatvégzést érintő hatására. A fentieket figyelembe véve az Országgyűlési Könyvtár munkatársai az alábbi feladatokat végezték el a projektben.

Informatikai feladatok:  Szükség volt a projekt informatikai környezetének kialakítására: a hardverek és a szoftverek tervezésére, az eszközök rendszerbe állítására, az archiválás tervezésére, fájlarchívum kialakítására, a digitális objektumok megjelentetéséhez szükséges METS/XML mintafájlok elkészítésére, a tömeges betöltés előkészítésére.

Feladat volt a digitális adatbázis kialakítása, a metarekordok létrehozásának, a rekordok gyűjteménybe szerzésének tervezése. Munkatársaink elkészítették a metarekordok bibliográfiai adatelem-specifikációját (Dublin Core és ESE/EDM) és leválogatták a projektben érintett művek rekordjait a könyvtár adatbázisaiból.

A digitalizálási közbeszerzési eljárás előkészítése: Intézményi feladat volt a közbeszerzési dokumentáció műszaki-szakmai specifikációjának kidolgozása, az ajánlattételi felhívás elkészítése, a szakmai alkalmassági feltételek és az elbírálási szempontok kialakítása. 

A művek digitalizálásra történő szakmai kijelölése: Feladat volt a kiválasztás alapelveinek meghatározása (tudományterület, dokumentumtípus, nyelv, idő, kiadások stb.), ezek alapján a digitalizálásra javasolt művek listáinak összeállítása. A feladat elvégzésére szakterületenként felállított belső, intézményi munkacsoportok kaptak megbízást.  Az előkészítés alatt közel 6000 kötet előzetes elemzése, vizsgálata történt meg. Minden dokumentumcsoport esetében jelentős mennyiségű tartaléklista készült, felkészülve arra a helyzetre, ha a vállalkozó – műszaki okok miatt – a művek valamely csoportját mégsem tudná digitalizálni.

A tartalomszolgáltatás tervezése: Meghatározó feladat volt a készülő új portál tartalomszolgáltatási alapelveinek kialakítása, a portál tartalmi struktúrájának tervezése, a lehetséges fejlesztési irányok kijelölése. A feladat elvégzésében külsős munkatársak is részt vettek.

Könyvek és folyóiratok könyvészeti adatainak ellenőrzése: Feladat volt a digitalizálásra javasolt kötetek könyvészeti és példányadatainak behasonlítása (3500 mű) a művek megfelelő példányainak kiválasztása céljából. Megtörtént a könyvek és az időszaki kiadványok adatbázis rekordjainak ellenőrzése, javítása, előkészítése konverzióra. A munka keretében több mint 30 000 könyv- és folyóirat-rekord  ellenőrzésére, kiegészítésére került sor.

A kötetek előkészítése: Szükséges volt a művek előzetes állapotfelmérése. A digitalizálásra kerülő kötetek könyvészeti, fizikai és könyvkötészeti szempontok szerinti értékelését, a digitalizálás módjának, a digitalizált kép elvárt minőségének meghatározását és a digitalizálás utáni kötészeti munkálatok felmérését az állapotfelmérő munkacsoport tagjai végezték el. Minden digitalizálásra kiválasztott kötetről ún. állapotfelmérő kísérőlap készült, amely végigkísérte a teljes digitalizálási munkafolyamaton. Az állapotfelmérés adatait külön adatbázisban rögzítettük.

A kötetek (könyvek és folyóiratok) mozgatása: A tervezés és a program végrehajtása során több ezer kötetet kellett, több alkalommal is, megmozgatni; ez összesen kb. 40 ezer kötet könyvtáron belüli megmozdítását jelentette. Ugyanazt a kötetet kézbe kellett venni: először a művek kiválasztása idején (kb. 12 ezer kötet); majd a kiválasztott kötetek állapotfelmérésekor (kb. 6000 kötet); a folyóiratcikkek kijelölésekor; az átadásra való előkészítés alkalmával (kb. 6000 kötet); a tartalomjegyzékek gépelése során; a folyóiratcikkek tárgyszavazása idején; a visszaszállítást követő helyretétel időszakában (kb. 6000 kötet); illetve az átadás-átvételi jegyzőkönyvek elkészítéséhez.

A szerzői jogok regisztrációja: Az egyes művek helyzete szerzői jogi szempontból is feltárásra került: megtörtént a művek szerzői jogi státuszának meghatározása, illetve a státusz (védett, nem védett) rögzítése egy – a projekt során létrehozott – szerzői jogi adatbázisban.

Adatrögzítés: A köteteken belüli tájékozódás megkönnyítése érdekében szükséges volt a digitalizálásra kerülő könyvek tartalomjegyzékeinek rögzítése.

Ellenőrzések, tesztelések: Szükség volt az elvégzett szkennelés és szövegfelismertetés (OCR) mennyiségi és minőségi ellenőrzésére, a létrehozott új rekordok formai ellenőrzésére. Feladat volt az elkészült fejlesztés funkcióinak komplex tesztelése (keresés, böngészés, megjelenítés, letöltés, nyomtatás, jogosultságok stb.). A feladatok elvégzésében külsős munkatársak is részt vettek.

Új rekordok tárgyszavazása: A munka részét képezte a folyóiratcikkek tárgyszavazása. A projektben elvégzendő feladatnak jelöltük meg a folyóiratok – cikkszintű, azaz cikket leíró – rekordjainak (közel 60 000 tétel) tárgyszavazását. A feladat elvégzésében külsős munkatársak is részt vettek.

Digitalizálási feladatok: A könyvtáron belül az ún. Digitalizálási munkacsoport feladata volt a közbeszerzésből közvetlenül adódó munkák elvégzése: a Teljesítési ütemterv elkészítése, folyamatos figyelése; a kötetek átadása digitalizálásra; az átadás-átvételi jegyzőkönyvek előkészítése, iktatása, feltöltése a dokumentumtárakba; a rekordok átadása; az ellenőrzési feladatok koordinálása; a hibajegyzékek elkészítése, a kijavított hibák ellenőrzése.

A nyilvánosság biztosítása: A projekt keretében végzett kommunikációs tevékenység – a projekt előrehaladásával párhuzamosan – három nagy szakaszra oszlott. A projekt megvalósításának első szakasza, amikor a kötetek digitalizálásának, valamint az adatbázis és a portál tervezésének előkészítése, valamint a digitalizálási közbeszerzési eljárás folyt. A második szakasz a digitalizálás folyamatával, az első digitalizált dokumentumok adatbázisba rendezésének, az adatbázis(ok) tesztelésének időszakával esett egybe. A harmadik a portál és a mögötte lévő adatbázis létrejötte, a dokumentumok betöltése utáni szakasz. Ez a szakasz a projekt befejezése után is folytatódik. A megvalósítás módja: a részletes Kommunikációs Intézkedési Terv szerint történt.

A projekt végrehajtásának szervezeti struktúrája: A projekt végrehajtásának irányítását ún. Projektmenedzsment munkacsoport végezte, az egyes részfeladatok elvégzésére munkacsoportokat állítottunk fel (Adatbázis mcs., Állományvédelmi mcs., Állapotfelmérő mcs., Digitalizálási mcs., Dokumentumlistákat összeállító mcs., Informatikai mcs., Kommunikációs mcs., Szerzői jogi mcs., Tartalomszolgáltató, Tárgyszavazási mcs. és Portál mcs.). Az adminisztrációs és a pénzügyi feladatok ellátásához Végrehajtási kézikönyvet készítettünk. A DTT csoport-webhelyen elektronikus feladat- és dokumentumkezelő rendszer segítette a közös munkát.

Akadálymentesítés: Követelmény volt a portál infokommunikációs akadálymentesítése.

Háttérfeladatok: A projekt teljesítéséhez speciális feladatokat is el kellett végeznünk. Ezek a következők voltak: az esélyegyenlősséggel kapcsolatos feladatok, a környezeti fenntarthatósággal kapcsolatos feladatok, a társadalmi fenntarthatósággal kapcsolatos feladatok, és minőségbiztosítással kapcsolatos feladatok.

Utoljára frissítve: péntek, 30 november 2012 15:56